Umowa o pracę wygląda na formalność, dopóki nie trafi do sądu pracy albo na kontrolę PIP. Wtedy okazuje się, że brakuje w niej wymiaru czasu pracy, że okres próbny został zawarty po raz drugi na to samo stanowisko albo że pracownik został dopuszczony do pracy bez ważnych badań. Ten artykuł porządkuje, co musi się w niej znaleźć i o czym trzeba pamiętać poza samym dokumentem.
Obowiązkowe elementy umowy
Art. 29 § 1 Kodeksu pracy wymaga, aby umowa określała strony, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy — stanowisko lub zakres obowiązków; zbyt ogólny opis utrudnia późniejsze rozliczenie pracownika,
- miejsce wykonywania pracy — adres, obszar albo wskazanie pracy zdalnej,
- wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników,
- wymiar czasu pracy — pełny etat, część etatu,
- termin rozpoczęcia pracy.
Umowę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie zawarto jej w tej formie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków.
Rodzaje umów o pracę
Kodeks przewiduje trzy rodzaje:
Umowa na okres próbny
Zawierana na czas nieprzekraczający trzech miesięcy, w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika. Ponowne zawarcie z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne, jeżeli ma on być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy — albo po upływie co najmniej trzech lat od rozwiązania poprzedniej umowy, przy pracy tego samego rodzaju (wówczas jednokrotnie).
Umowa na czas określony
Podlega limitom z art. 25(1) KP — omówionym w kolejnym rozdziale. Od 2023 r. wypowiedzenie takiej umowy przez pracodawcę wymaga uzasadnienia i konsultacji ze związkiem zawodowym, tak jak przy umowie bezterminowej.
Umowa na czas nieokreślony
Najbardziej stabilna forma. Wypowiedzenie przez pracodawcę wymaga wskazania rzeczywistej i konkretnej przyczyny.
Limit 33 miesięcy i trzech umów
To reguła, o której najczęściej zapominają małe firmy. Zgodnie z art. 25(1) Kodeksu pracy:
- łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u tego samego pracodawcy nie może przekraczać 33 miesięcy,
- liczba takich umów nie może przekroczyć trzech.
Przekroczenie któregokolwiek z limitów oznacza, że z mocy prawa — bez aneksu i bez decyzji stron — pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony. Okres próbny nie wlicza się do tego limitu.
Ustawa przewiduje wyjątki, m.in. zastępstwo nieobecnego pracownika, pracę dorywczą i sezonową oraz przypadki obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy — te ostatnie wymagają jednak wskazania przyczyn w umowie i zawiadomienia inspekcji pracy.
Informacja o warunkach zatrudnienia
Poza samą umową pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP). Obejmuje ona m.in. obowiązującą dobową i tygodniową normę czasu pracy, zasady pracy w godzinach nadliczbowych, przerwy, wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia, zasady przechodzenia między zmianami, składniki wynagrodzenia i termin jego wypłaty, prawo do szkoleń oraz nazwę instytucji ubezpieczenia społecznego.
Informacja przekazywana jest w ustawowym terminie od dopuszczenia do pracy, na piśmie lub elektronicznie. Jej pominięcie to typowa nieprawidłowość wykrywana przy kontroli PIP.
Zanim pracownik zacznie pracę
Sama umowa nie wystarcza. Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca musi:
- skierować pracownika na wstępne badania lekarskie i uzyskać orzeczenie o braku przeciwwskazań (art. 229 KP); dopuszczenie bez ważnego orzeczenia jest wykroczeniem,
- przeprowadzić szkolenie wstępne BHP — instruktaż ogólny i stanowiskowy (art. 237(3) KP),
- zapoznać pracownika z zakresem obowiązków oraz regulaminem pracy, jeśli obowiązuje,
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS w terminie 7 dni od powstania obowiązku,
- założyć akta osobowe i prowadzić dokumentację pracowniczą.
Najczęstsze błędy
- Brak wymiaru czasu pracy lub miejsca wykonywania pracy w treści umowy.
- Drugi okres próbny na to samo stanowisko, mimo że przepisy na to nie pozwalają.
- Przekroczenie 33 miesięcy bez świadomości, że umowa stała się bezterminowa.
- Dopuszczenie do pracy przed badaniami albo szkoleniem BHP.
- Umowa cywilnoprawna zamiast umowy o pracę — jeśli praca jest wykonywana pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, jest to stosunek pracy niezależnie od nazwy umowy (art. 22 § 1(1) KP).
- Brak informacji o warunkach zatrudnienia w ustawowym terminie.
Okresy wypowiedzenia
Przy umowie na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy (art. 36 KP):
- 2 tygodnie — przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
- 1 miesiąc — przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy,
- 3 miesiące — przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata.
Okresy liczone w miesiącach kończą się w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, a liczone w tygodniach — w sobotę.
Podsumowanie
- Umowa musi określać rodzaj pracy, miejsce, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia.
- Okres próbny — maksymalnie 3 miesiące, ponowny tylko przy innym rodzaju pracy.
- Po 33 miesiącach lub 3 umowach terminowych zatrudnienie staje się bezterminowe z mocy prawa.
- Przed dopuszczeniem do pracy: badania, szkolenie BHP, zgłoszenie do ZUS, akta osobowe.
- Wypowiedzenie umowy terminowej przez pracodawcę wymaga dziś uzasadnienia.
- O charakterze umowy decyduje sposób wykonywania pracy, a nie jej nazwa.
Podstawa prawna: Kodeks pracy — w szczególności art. 22, 25, 25(1), 26, 29, 29(1), 36, 229 oraz 237(3). Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.