Praca zdalna jest stałym elementem Kodeksu pracy od 2023 roku, ale wielu pracodawców i pracowników wciąż ma wątpliwości co do zasad jej rozliczania. W 2026 roku obowiązują te same przepisy, jednak praktyka i orzecznictwo doprecyzowały kilka kwestii — zwłaszcza wokół ekwiwalentu za koszty i pracy zdalnej okazjonalnej. Oto kompletny przewodnik.
Praca zdalna w Kodeksie pracy — podstawy
Pracę zdalną regulują przepisy art. 67(18)–67(34) Kodeksu pracy. Zgodnie z definicją jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą — w tym pod adresem zamieszkania pracownika — w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Rodzaje pracy zdalnej
Kodeks pracy przewiduje kilka form pracy zdalnej. Warto znać różnice, bo od nich zależą obowiązki stron:
| Rodzaj | Na czym polega | Ekwiwalent / ryczałt |
|---|---|---|
| Całkowita | Całość pracy zdalnie | Tak |
| Hybrydowa | Część zdalnie, część w biurze | Tak (proporcjonalnie) |
| Okazjonalna | Do 24 dni w roku, na wniosek pracownika | Nie |
Ekwiwalent i ryczałt — kto płaci za prąd i internet?
To najczęstsze źródło pytań. Przy pracy zdalnej stałej lub hybrydowej pracodawca ma ustawowy obowiązek pokryć koszty związane z wykonywaniem pracy w domu. Ma do wyboru dwa mechanizmy:
- Ekwiwalent — zwrot rzeczywistych, udokumentowanych kosztów,
- Ryczałt — z góry ustalona stała kwota miesięczna, odpowiadająca przewidywanym kosztom.
W praktyce zdecydowana większość firm wybiera ryczałt — jest prostszy w rozliczeniu. Obejmuje on koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych (internet) oraz — jeśli tak ustalono — narzędzi i materiałów.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
Poza pokryciem kosztów pracodawca musi:
- zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy (np. laptop) niezbędne do pracy zdalnej,
- pokryć koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi,
- zapewnić szkolenie i pomoc techniczną,
- przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej,
- przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) przy pracy poza biurem.
Jak wprowadzić pracę zdalną w firmie?
Zasady pracy zdalnej określa się w jednym z dokumentów:
- porozumieniu ze związkami zawodowymi (jeśli działają w firmie),
- regulaminie pracy zdalnej (gdy nie ma związków),
- indywidualnym porozumieniu z pracownikiem — gdy w firmie nie ma regulaminu.
Dokument powinien określać m.in. grupy pracowników objętych pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów, zasady kontroli i komunikacji oraz procedury BHP.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 67(18)–67(34) (praca zdalna), wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej — w indywidualnych sprawach skonsultuj się z prawnikiem lub działem kadr.