„Zrobię projekt, ale nie mam firmy — jak wystawić fakturę?" To jedno z najczęstszych pytań freelancerów, twórców i osób dorabiających. Dobra wiadomość: w wielu sytuacjach można legalnie rozliczyć się bez zakładania działalności. Zła: robi się to inaczej niż zwykłą fakturą VAT i łatwo popełnić błąd, który skończy się problemem z urzędem. Wyjaśniamy, kiedy i jak.
Kiedy można wystawić fakturę bez działalności
Prawo nie zabrania zarabiania bez firmy — reguluje tylko, jak to rozliczyć. Fakturę lub rachunek bez rejestrowanej działalności możesz wystawić przede wszystkim w ramach działalności nierejestrowanej. Warunki:
- Twój miesięczny przychód nie przekracza ustawowego limitu (liczonego jako procent minimalnego wynagrodzenia),
- w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziłeś działalności gospodarczej,
- Twoja działalność nie wymaga koncesji ani zezwoleń.
Jak wystawić dokument bez firmy
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest „przedsiębiorcą" w rozumieniu ustawy, ale na żądanie kupującego musi wystawić fakturę (bez VAT) lub rachunek. Taki dokument zawiera mniej elementów niż faktura VAT — nie ma na nim NIP-u firmy (bo go nie masz) ani stawki VAT.
| Element | Faktura VAT (firma) | Faktura/rachunek bez działalności |
|---|---|---|
| NIP sprzedawcy | Wymagany | Nie dotyczy (podajesz imię, nazwisko, adres) |
| Stawka i kwota VAT | Tak | Nie (sprzedaż bez VAT) |
| Numer dokumentu | Tak | Tak (kolejna numeracja) |
| Data i opis usługi | Tak | Tak |
| Kwota do zapłaty | Tak | Tak |
Umowa o dzieło i zlecenie — gdy płaci firma
Jeśli usługę wykonujesz dla firmy, często wcale nie musisz nic wystawiać. Przy umowie o dzieło lub umowie zleceniu to zleceniodawca jako płatnik oblicza i odprowadza zaliczkę na podatek (a przy zleceniu też składki ZUS, jeśli są należne), a Tobie wypłaca kwotę netto. Rozliczenie masz „z głowy" — pojawi się w PIT-11 od płatnika.
Podatek i ZUS — kto i kiedy płaci
- Działalność nierejestrowana — brak ZUS; podatek rozliczasz sam w rocznym PIT (skala), przychody z „innych źródeł".
- Umowa o dzieło — bez ZUS; zaliczkę na podatek pobiera płatnik.
- Umowa zlecenie — zaliczkę i (zwykle) składki ZUS rozlicza płatnik; wysokość zależy od Twojego statusu (np. student do 26. roku życia bywa zwolniony ze składek).
Najczęstsze błędy
- Wystawienie „faktury VAT" bez bycia podatnikiem VAT — dokument bez działalności to faktura/rachunek bez VAT.
- Przekroczenie limitu bez rejestracji — obowiązek CEIDG w 7 dni.
- Nazwanie zlecenia „dziełem", żeby uniknąć ZUS — ryzyko zakwestionowania i dopłaty składek.
- Brak ewidencji sprzedaży — utrudnia pilnowanie limitu i roczne rozliczenie.
Wystaw fakturę lub rachunek w minutę
Generator Dokumo tworzy fakturę (także bez VAT) i proformę w PDF — z poprawną numeracją i wszystkimi wymaganymi elementami. Gotowe do wysłania klientowi.
Otwórz generator faktur →Najczęstsze pytania
Czy można wystawić fakturę bez firmy?
Tak — w ramach działalności nierejestrowanej wystawiasz fakturę lub rachunek bez VAT (na żądanie kupującego masz taki obowiązek). Nie jest to jednak klasyczna faktura VAT, którą wystawia przedsiębiorca lub podatnik VAT.
Jaki jest limit przychodu w działalności nierejestrowanej?
Miesięczny przychód nie może przekroczyć ustawowego progu liczonego jako procent minimalnego wynagrodzenia. Próg zmienia się razem z płacą minimalną, dlatego zawsze sprawdź aktualną wartość na dany rok.
Czy od faktury bez działalności płacę ZUS?
W działalności nierejestrowanej nie płacisz ZUS. Podatek rozliczasz samodzielnie w rocznym PIT jako przychód z innych źródeł. Przy umowie zlecenie składki rozlicza za Ciebie płatnik.
Czy muszę wystawić rachunek, jeśli klient go zażąda?
Tak. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek wystawić fakturę lub rachunek na żądanie kupującego zgłoszone w ustawowym terminie.
Źródła: Prawo przedsiębiorców (działalność nierejestrowana), Ustawa o VAT, Ustawa o PIT, Kodeks cywilny (umowa o dzieło i zlecenie), przepisy ZUS. Limity zależą od minimalnego wynagrodzenia i zmieniają się co roku — sprawdź aktualne wartości. Artykuł ma charakter informacyjny.